Wat doen wij?

FairWork bestrijdt en voorkomt moderne slavernij in Nederland en komt op voor de belangen van de slachtoffers daarvan. We hebben drie aandachtsgebieden:

  • slachtoffers begeleiden die uit hun isolement willen breken, of die dat net hebben gedaan. Dat doen we samen met politie, justitie en andere organisaties;
  • professionals trainen die in aanraking komen met slachtoffers van mensenhandel (hoe kun je ze herkennen en hoe benader je ze?);
  • publiek, politiek en werkgevers bewust maken van het probleem en aanzetten tot meer aandacht en

Onze focus ligt op moderne slavernij buiten de seksindustrie, bijvoorbeeld in restaurants, de land- en tuinbouw en de schoonmaakbranche. Deze vorm van mensenhandel noemen we ook wel arbeidsuitbuiting.

Wat leest u in dit document?

Dit document is opgesteld naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018. De AVG wordt in het Engels de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd. Het doel van deze verordening is om uw persoonsgegevens beter te beschermen bij organisaties uit de Europese Unie. Dit reglement is opgesteld in lijn met de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In dit reglement leest u welke persoonsgegevens wij verwerken en delen en met welke reden wij dit doen, wat uw rechten zijn met betrekking tot uw persoonsgegevens en hoe wij uw gegevens beveiligen. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van alle persoonsgegevens, zowel van cliënten, als van donateurs, medewerkers, vrijwilligers en nieuwsbrieflezers.

De inhoud van de AVG kunt u lezen in uw eigen taal.

Inhoudsopgave:

Begripsbepalingen
Reikwijdte
Verantwoordelijke
Opslaan van gegevens
Toestemmingsverklaring & delen van gegevens met partners
Bewaartermijn
Geheimhouding medewerkers
Beveiliging van gegevens
Rechten van betrokkenen
Uitoefening van rechten
Citeertitel, bekendmaking en inwerkingtreding

Begripsbepalingen

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens is de Nederlandse gegevensbeschermingsautoriteit en het zelfstandig bestuursorgaan dat in Nederland bij wet als toezichthouder is aangesteld voor het toezicht op het verwerken van persoonsgegevens.

Cultural mediators

Een cultural mediator is een vrijwilliger bij FairWork die gebruikmaakt van zijn of haar specifieke taal- en cultuurkennis om bepaalde migrantengroepen te informeren over hun rechten en mogelijkheden bij arbeidsuitbuiting.

Database

De database is een extra beveiligd document waarin alle huidige cliënten van FairWork staan. De toegang tot deze database is beperkt. Hierover leest u meer onder het kopje beveiliging.

Cliëntformulier

Per cliënt maakt FairWork een cliëntformulier aan. Hierin staan de persoonsgegevens van de cliënt en een beschrijving van de werksituatie.

Persoonsgegevens

Alle informatie over een persoon, waardoor hij of zij op redelijke wijze geïdentificeerd kan worden.

Toestemming betrokkene

Elke vrije, specifieke en op informatie berustende actieve wilsuiting, waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

Verwerking van persoonsgegevens

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens en registratiegegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

FairWork is de verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens, omdat zij het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

 

Reikwijdte

  1. Dit reglement is van toepassing binnen FairWork, gevestigd te Amsterdam en heeft betrekking op de in dit reglement genoemde verwerking van persoonsgegevens.
  2. Dit reglement heeft betrekking op alle door FairWork gehouden persoonsregistraties, dat wil zeggen op persoonsregistraties in verband met de hulp die FairWork biedt aan haar cliënten. Dit reglement is ook van toepassing op persoonsregistraties van medewerkers, donateurs, vrijwilligers en nieuwsbrieflezers.

 

Verantwoordelijke

  1. Binnen FairWork is een verantwoordelijke aangewezen voor de bescherming van persoonsgegevens. Deze verantwoordelijke houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens door de medewerkers van FairWork en controleert hierbij of zij voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
  2. Binnen FairWork is Eline Willemsen verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens. Zij is per e-mail bereikbaar via het e-mailadres info@fairwork.nu.
  3. Tweemaal per jaar voert de verantwoordelijke een steekproef uit, waarbij zij onderzoekt of de huidige cliënten toestemming hebben gegeven om gegevens te mogen delen en of de gegevens van oud-cliënten na het verlopen van de bewaartermijn zijn verwijderd. Als de verantwoordelijke fouten constateert, dan bespreekt zij dit direct met de betrokken medewerker en controleert zij of dit opgelost wordt.

 

Opslaan van gegevens

  1. Om u als cliënt goed te kunnen begeleiden bij uw hulpvraag, vraagt FairWork gegevens van Met uw toestemming worden uw gegevens opgeslagen in onze database. Over de beveiliging van deze database leest u meer onder het kopje ‘beveiliging van gegevens’.
  2. FairWork slaat uw gegevens op om u goed te kunnen helpen met de hulpvragen die u heeft, zodat wij u niet constant om dezelfde gegevens hoeven te vragen. Wij zullen deze gegevens uitsluitend bewaren om u te helpen en zullen deze gegevens niet gebruiken voor marketingdoeleinden. Deze gegevens bestaan in beginsel uit:
    • Uw naam
    • Uw contactgegevens
    • Uw geboortedatum
    • Uw land van herkomst
    • De inhoud van uw klacht of vraag
    • Eventuele persoonsgegevens in documenten die u aan FairWork stuurt

FairWork kan u vragen om meer (persoons)gegevens die zij nodig hebben om u te begeleiden. FairWork benadrukt hierbij dat het aan u is of én welke gegevens u wilt delen met FairWork.

 

Toestemmingsverklaring & delen van gegevens met partners

  1. Als u contact met FairWork heeft, zal FairWork u vragen om toestemming om uw persoonsgegevens en casusdetails te registreren. Afhankelijk van de manier(en) waaruit het contact bestaat, gaat dit via een mondelinge toestemming of een ingevulde toestemmingsverklaring.
  2. Het al dan niet geven van toestemming gebeurt op geheel vrijwillige basis. Indien u geen toestemming geeft, kan het, afhankelijk van uw probleem, zijn dat wij minder voor u kunnen betekenen.
  3. Indien uw casus signalen van mensenhandel bevat, kunnen uw (persoons)gegevens gepseudonimiseerd worden gedeeld met het Coordinatiecentrum tegen Mensenhandel (CoMensha).
  4. Indien het noodzakelijk is voor de begeleiding, kan het daarnaast zijn dat FairWork u om toestemming vraagt om uw persoonsgegevens met partners te delen. Onder deze partners vallen bijvoorbeeld advocaten, de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid, zorgcoördinatie mensenhandel, politie en andere hulporganisaties.
  5. Indien u geen toestemming geeft om uw (persoons)gegevens met partners te mogen delen, zal FairWork nooit uw gegevens aan partners geven.
  6. FairWork vraagt u ook toestemming om navraag te mogen doen bij partners als u wordt doorverwezen naar een andere organisatie.
  7. Indien FairWork vanuit haar expertise de indruk krijgt dat u zich in een levensbedreigende situatie bevindt, kan zij, na intern overleg, ervoor kiezen om uw gegevens te delen met een partner om over te gaan tot actie. Dit zijn uitzonderlijke situaties en deze zullen met uitgebreide zorgvuldigheid worden behandeld. FairWork zal hierbij zo min mogelijk gegevens verstrekken om uw veiligheid te garanderen.

 

Bewaartermijn

  1. FairWork hanteert een bewaartermijn van vijf jaar in verband met de doorlooptijd in juridische zaken.
  2. Indien er vijf jaar lang geen ontwikkelingen zijn in een clientcasus, dan worden al uw persoonsgegevens uit het systeem verwijderd.
  3. De bewaartermijn van cliënten wordt bijgehouden in de database.
  4. Persoonsgegevens van nieuwsbrieflezers worden bewaard totdat zij zich afmelden voor de nieuwsbrief. Na afmelding worden de gegevens direct verwijderd.
  5. Donateursgegevens worden twee jaar bewaard in verband met de boekhouding van FairWork.
  6. Voor gegevens van sollicitanten wordt een bewaartermijn van een half jaar na het afsluiten van de sollicitatieprocedure gehanteerd indien de desbetreffende sollicitant daar toestemming voor geeft. Deze bewaartermijn wordt gehanteerd, zodat FairWork eventueel nog contact kan opnemen met één van de sollicitanten.
  7. Voor gegevens uit het personeelsdossier geldt een bijzondere wettelijke bewaarplicht. Van medewerkers dient een loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs nog vijf jaar bewaard worden nadat de medewerker uit dienst gaat. Voor andere gegevens uit het personeelsdossier geldt geen wettelijke bewaartermijn. Voor die gegevens is de richtlijn: een bewaartermijn van twee jaar nadat de werknemer uit dienst is.

 

Geheimhouding medewerkers

  1. Alle medewerkers en vrijwilligers van FairWork dienen voordat zij in dienst treden een Verklaring Omtrent Gedrag te overhandigen. Ook dienen zij bij het tekenen van het contract een ethische code met geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
  2. Alle medewerkers en vrijwilligers van FairWork gaan vertrouwelijk met persoonsgegevens om.

 

Beveiliging van gegevens

Persoonsgegevens van medewerkers en cliënten worden opgeslagen in de digitale werkomgeving van FairWork, waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van DA Systems en Office 365 Sharepoint.

  1. Medewerkers en vrijwilligers loggen in op een beveiligd ‘eigen’ profiel. Medewerkers en vrijwilligers hebben alleen toegang tot digitale mappen en/of dossiers die voor hen noodzakelijk zijn voor de uitvoer van hun taken.
  2. Vrijwilligers en medewerkers gebruiken elk een eigen emailaccount dat tot de organisatie toebehoort. Ook deze is beveiligd met een wachtwoord.
  3. Medewerkers en vrijwilligers van FairWork zorgen ervoor dat zij hun computer vergrendelen bij het verlaten van de werkplek, ook als dit voor een korte tijd is.
  4. E-mails met cliëntgegevens worden via de zakelijke e-mailadressen verstuurd en niet via de privé e-mailadressen.
  5. Medewerkers en vrijwilligers praten niet met externen over cliënten zonder toestemming en hebben geen inhoudelijke telefoongesprekken waar externen bij zijn. Dit geldt ook voor telefoongesprekken in het openbaar.
  6. Medewerkers en vrijwilligers die thuis werken slaan bestanden zoveel mogelijk op in de digitale werkomgeving van FairWork. Indien bestanden op privécomputers worden opgeslagen, gebeurt dit voor zo kort mogelijke duur en worden deze gegevens beveiligd.
  7. Medewerkers en vrijwilligers die hun werk e-mailadres openen op een privétoestel, dienen hun privétoestel te beveiligen, bijvoorbeeld met een pincode of biometrische beveiliging. De werktelefoon dient ook beveiligd te zijn op een dergelijke manier.
  8. Vrijwilligers en medewerkers waarvan de werkrelatie met FairWork eindigt, verliezen toegang tot de digitale omgeving van FairWork door middel van een reset van hun password.
  9. ‘Vertrouwelijke’ post wordt alleen geopend door de rol HR.
  10. Indien er een datalek met risico voor de rechten en vrijheden van betrokken plaatsvindt maken wij hiervan melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Rechten van betrokkenen

1. Recht op inzage

U heeft het recht om inzage in uw persoonsgegevens te vorderen bij FairWork. Een weigering van de inzage kan alleen als daarbij de privacy van anderen onevenredig zou worden geschaad.

2. Recht op intrekken toestemming

Indien FairWork uw persoonsgegevens met uw toestemming verwerkt, heeft u het recht uw toestemming ten alle tijden in te trekken. FairWork kan uw persoonsgegevens dan niet verder verwerken indien toestemming daarvoor vereist is. De rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking wordt niet aangetast.

3. Recht op rectificatie en aanvulling

Indien u gelooft dat uw gegevens bij FairWork onvolledig of onjuist zijn, bijvoorbeeld omdat u uw gegevens heeft ingezien, dan heeft u recht om uw gegevens door FairWork te laten corrigeren.

4. Recht op vergetelheid

U heeft het recht om verwijdering van uw persoonsgegevens bij FairWork te vorderen in een aantal situaties, bijvoorbeeld als u uw toestemming heeft ingetrokken.

5. Recht op beperking

U heeft het recht om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen, indien uw gegevens niet mogelijk niet correct zijn, de verwerking onrechtmatig is, de gegevens niet langer nodig zijn (maar u niet wilt dat ze verwijderd worden) of indien u bezwaar tegen de verwerking heeft gemaakt.

6. Recht op bezwaar

In uitzonderlijke gevallen zoals levensbedreigende situaties zal FairWork uw persoonsgegevens zonder uw toestemming verwerken. In dergelijke gevallen zal FairWork een belangenafweging maken. Deze belangenafweging kan een negatief gevolg voor u hebben. Indien u het niet eens bent met ons gebruik van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie, kunt u bezwaar bij ons aantekenen. FairWork stopt dan in beginsel met de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij zij zwaarwegende belangen heeft om dat niet te doen.

7. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en het recht om deze gegevens door te sturen naar andere organisaties. Ook kunt u FairWork verzoeken om deze gegevens direct door te sturen aan andere organisaties.

8. Recht om een klacht in te dienen

Een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens of de manier waarop uw uitoefening van uw rechten wordt behandeld dient u in eerste instantie bij FairWork in te dienen, waarna geprobeerd zal worden een oplossing voor u te vinden. Komt u er samen met FairWork niet uit, dan heeft u de mogelijkheid om daarover een klacht in te dienen bij de nationale autoriteit voor de bescherming van de persoonsgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens, Informatie- en Meldpunt Privacy. Hoge Nieuwstraat 8, 2514 EL Den Haag, tel. 088 – 1805 250.

Uitoefening van rechten

  1. U kunt een verzoek tot uitoefening van uw rechten kenbaar maken door een e-mail naar info@fairwork.nu te verzenden.
  2. Een verzoek wordt in beginsel binnen vier weken door de verantwoordelijke beoordeeld en u ontvangt hierover binnen deze periode per e-mail een terugkoppeling. Deze beslissing is met redenen omkleed.
  3. Mochten wij langer dan vier weken nodig hebben, dan laten wij dat binnen deze periode weten met in begrip van de reden(en) waarom.
  4. Bent u een donateur, dan kunt u op dezelfde manier een verzoek indienen om uw rechten uit te oefenen als de cliënten.
  5. Bent u een lezer van de nieuwsbrief, dan heeft u onderaan de nieuwsbrief de mogelijkheid om u af te melden. Voor de uitoefening van uw overige rechten, verloopt de procedure hetzelfde als voor cliënten en donateurs.

 

Citeertitel, bekendmaking en inwerkingtreding 

  1. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement FairWork.
  2. Dit reglement treedt in werking op 23 mei 2018 en is geplaatst op de website van FairWork.
  3. Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door FairWork en worden bekendgemaakt via de website.